jaarafsluiting checklist
tips voor een snelle en goede jaarafsluiting van uw boekhouding
Een checklist voor de jaarafsluiting van uw boekhouding
Het einde van het jaar komt er weer aan. Welke maatregelen moet je nemen om je boekhouding correct af te sluiten en een nieuw boekjaar te openen?
Hier een checklist voor je boekhouding, als je deze zelf doet of om eventueel met je MIF door te nemen. Een checklist van welke (fysieke of digitale) spullen je moet aanleveren bij MIF vind u verderop deze pagina.
Het gaat hier om de boekhouding van een eenmanszaak of relatief kleine onderneming. Voor grotere ondernemingen (bijv. BV's met deelnemingen, geconsolideerde jaarrekeningen etc.) is weer een andere checklist nodig. Ook wordt hier de loonadministratie niet behandeld.
• Boek en verwerk nog alle bank, giro en/of kasmutaties voor dit jaar. Controleer de eindsaldi van je bank en kas in je boekhouding met je banksaldo en eindsaldo van je kasboek. Het eindsaldo van je kasboek moet met je portemonnee of kluisje overeenkomen.
• Check of de afschrijvingen over het hele jaar (in je afschrijvings- of MVA-staat) correct in je boekhouding geboekt zijn. Zorg dat de afschrijvingsstaat bijgewerkt is en goed aansluit op de eindbalans /beginbalans van het nieuwe jaar. Controleer of je alle in het jaar aangeschafte bedrijfsmiddelen inderdaad in je afschrijvingsstaat hebt opgenomen. Middelen die totaal zijn afgeschreven en die je niet meer gebruikt in je bedrijf kun je van de afschrijvingsstaat halen. Als je ze nog wel gebruikt kun je ze beter laten staan, ook al staan ze op 0.
• Check of je alle inkoop- en verkoopfacturen over het jaar ingeboekt hebt. Check het totaal van je openstaande posten van je crediteuren en debiteuren met je balanspost debiteuren en crediteuren. Ga na of er vervallen posten zijn en waarom deze nog niet betaald, cq ontvangen zijn. Let ook op debiteuren en/of crediteuren van vorige boekjaren. Neem vervolgens actie naar je crediteur/debiteur. Zorg dat je openstaande posten in de boekhouding exact aansluiten bij je (fysieke of digitale) map met openstaande facturen.
• Als je gedurende het jaar al via je bank of kas kosten betaald hebt of opbrengsten ontvangen hebt die bij het nieuwe jaar horen, dan boek je ze op de balanspost vooruitbetaalde kosten / vooruitontvangen opbrengsten (de overlopende posten). In het nieuwe jaar boek je ze vervolgens weer tegen op de betreffende kosten / opbrengsten rekeningen. Verwacht je in het nieuwe jaar nog kosten of opbrengsten die bij het oude jaar horen dan boek je deze in het lopende jaar in de kosten/opbrengsten met als tegenrekening nog te betalen kosten / nog te ontvangen opbrengsten (ook overlopende posten). In het nieuwe jaar boek je deze laatste rekeningen vervolgens bij de bank of kas weer af.
• Als je voorraden hebt: waardeer de voorraden op de balans. Controleer ze met de werkelijk aanwezige voorraden (inventarisatie).
Boek de incourante voorraden af. Denk ook aan eventuele emballage (statiegelden).
• Handel de post 'vraagposten' af. Zorg dat alles geboekt wordt op een grootboekrekening en de post vraagposten leeggeboekt is.
• Check je 'accrual' boekingen, dat zijn maandelijks of kwartaalboekingen die periodiek terugkomen (bijv. huur, verzekeringen etc.).
Neem indien nodig een post vooruitbetaalde bedragen of nog te ontvangen bedragen of vooruitbetaalde of nog te betalen kosten op in je eind- / beginbalans (overlopende posten). Zorg dat je kosten en opbrengsten in de juiste periode geboekt worden. Periodieke maandelijkse (of kwartaal-)boekingen moeten dus, als het goed is, 12 keer (resp. 4 keer) in je boekhouding terugkomen. Check dus je boekhouding of dit inderdaad het geval is.
• Check je btw posten op de balans met je specificatiestaat btw. Als het goed is moet de te betalen btw aansluiten bij je omzetrekening(en) (resp. 6, 7 of 9 % voor curacao en 0 , 6, 21% voor nederland).
Ga na of de (kwartaal, maand) btw's correct zijn verwerkt in je boekhouding en aansluiten bij de aangiftes. Ga na of de nog openstaande btw bedragen van voorgaande periodes op de beginbalans van het lopende jaar goed zijn verwerkt in het jaar. Als je onder de Kleine Ondernemersregeling valt, zorg dan dat je deze overboekt in de verlies- en winstrekening als opbrengst, dit vormt namelijk onderdeel van je winst(!).
Boek de btw's over (saldeer ze) naar de rekening afdracht btw en zorg dat deze daadwerkelijk aansluiten bij je verplichtingen zoals gespecificeerd in je btw-staat (o.a. btw over het vierde kwartaal, btw vorige jaren etc.).
• Zorg dat je privé bijtelling van de auto (als dit van toepassing is) en ander privégebruik (en de btw hierover) ook verwerkt worden in je boekhouding (en in je specificatiestaat btw).
• Mocht je toch nog later een fout ontdekken of een correctie in de btw moeten maken, dan kun je altijd een suppletie-aangifte indienen. Dit is overigens alleen nodig als het saldo van je correcties (te betalen of te ontvangen) meer dan 1000 euro bedraagt (te betalen of te ontvangen). Bij lagere bedragen mag je de correctie alsnog verwerken op de eerstvolgende aangifte in het nieuwe jaar.
• Bij sommige boekhoudpakketten is de jaarafsluiting definitief en kun je geen wijzigingen meer aanbrengen. Bij andere pakketten kun je nog moeiteloos correcties maken en/of meerdere boekjaren tegelijk open hebben. Beide systemen hebben voor- en nadelen. In alle gevallen is het raadzaam pas met een nieuw jaar te beginnen als alles correct verwerkt is.
Mocht je nog fouten in je boekhouding tegenkomen dan kun je nog voorafgaande journaalposten inboeken (dit zijn correctieboekingen, meestal via het memoriaal).
• Bij de meeste boekhoudpakketten wordt de winst / het verlies bij de jaarafsluiting automatisch verwerkt in je eigen vermogen/kapitaalrekening (privé, kapitaal etc.). Zo niet, doe dit alsnog begin van het nieuwe jaar met een journaalpost. In de beginbalans van het nieuwe jaar dient de winst/het verlies in het vermogen te zijn opgenomen. Dit geldt ook voor de rekeningen privéstorting en privé-opnames. Laat ze staan op de eindbalans van het lopende jaar (van belang voor de fiscale vermogensvergelijking in je aangifte van dat jaar) Deze kun je begin vh nieuwe jaar salderen en naar je vermogensrekening overboeken.
Checklist en tips voor aanleveren administratie einde van het jaar
Hier is een handige checklist en een aantal tips die je kunt gebruiken om aan het eind van het jaar al je spullen te verzamelen voor MIF.
Dit kunnen zowel je fysieke spullen zijn (bonnen, facturen, kasboek, bankafschriften, correspondentie belastingdienst etc.) als ook je digitaal opgeslagen bestanden (bijvoorbeeld je Excel-sheets waar je al je boekingen hebt opgenomen en die je gebruikt voor je btw-aangiftes).
Het is sterk aan te bevelen om dit te doen. Het bespaart ons veel werk en dat scheelt u weer geld.
Maak ook tijdig een afspraak en planning met MIF. Je boekhouder heeft nog meer klanten dus voorkom dat u achteraan de rij moet aansluiten en erg lang moet wachten op je aangiftes en jaarrekening.
- Inkoopfacturen: fysieke en/of digitale mappen (facturen altijd in pdf-formaat!). Draai ook een openstaande postenlijst uit of vraag MIF hiernaar. Neem actie als er facturen vervallen zijn.
- Verkoopfacturen: idem. Neem actie naar de klant als de klant nog niet binnen de vervaltermijn betaald heeft.
- Pinbonnetjes en contant betaalde bonnetjes: het is handig als je ze op datum sorteert en even oplopend op A4tjes niet, als je dit nog niet gedaan hebt. Scheelt veel gepuzzel voor je boekhouder.
- De facturen en bonnetjes van je auto: zie ook verderop bij ritten- en kilometerregistraties.
- Het kasboek (digitaal of je papieren boekje): check ook even het eindbedrag met je portemonnee of kluis. Uiteraard kan je kasboek nooit negatief zijn. Het saldo moet uiteraard aansluiten met je boekhouding en/of excelsheet.
- Je bankafschriften, op papier; vergeet ook niet de spaarrekening(en): ook je jaaroverzichten met eindsaldi en vergeet uiteraard ook niet, als je die hebt, je hypotheekoverzicht, je WOZ overzicht en/of een overzicht van je beleggingen.
- Je eventuele VAR-verklaring
- Je zakelijke verzekeringspolissen en nota's
- De afrekening(en) van je creditcard
- De rittenregistratie van je auto:met een sluitende rittenregistratie toon je aan dat je privé niet meer dan 500 kilometer gereden hebt. Dit is van belang om je privé bijtelling te ontlopen. Houdt er wel rekening mee dat je dit nauwkeurig registreert en, indien mogelijk, met andere 'bewijsstukken', goed onderbouwt. De belastingdienst controleert bijzonder scherp hierop!
- De urenregistratie: deze is o.a. van belang voor je urencriterium om in aanmerking te komen voor de diverse ondernemersaftrek
(zelfstandigenaftrek, startersaftrek etc.). - Een overzicht van kosten die betrekking hebben op het lopende jaar maar waar je nog geen factuur van hebt.
- Een overzicht van omzet die betrekking heeft op het lopende jaar die je nog niet hebt gefactureerd.
- Een overzicht van omzet die je in het lopende jaar hebt gefactureerd maar die in het nieuwe jaar thuishoort.
- Overzicht van zakelijke kilometers, oftewel je kilometerregistratie (indien je je privé auto ook zakelijk gebruikt). Dit is van toepassing als je jouw auto niet op je balans hebt maar je gereden kilometers zakelijk declareert (0,19 cent per kilometer). Het is sowieso handig om al je kilometers (zowel zakelijk als privé) bij te houden want daarmee kun je ook je btw verdeling (zakelijk/privé) goed berekenen. Een uitleg hiervan staat op de belastingdienst-site, met rekenvoorbeelden. Vraag anders ook aan je boekhouder, want dit is best wel lastige materie.
- Overzicht van de investeringen. Misschien kun je gebruik maken van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. De site van de belastingdienst legt je uit hoe je hier gebruik van kunt maken.
- Jaaropgave(n) indien je ook in loondienst hebt gewerkt.
- Fiscale informatie (zoals de jaaropgave) van je partner indien jullie een fiscale eenheid zijn.
- De lijst met opmerkingen van voorgaande jaren of van opmerkingen die in de loop van het jaar gemaakt/verzameld zijn
